จัดเบรคประชุม คือส่วนที่ทำให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ต้องมีการจัดการที่ดีเป็นขั้นเป็นตอน การเตรียมการและการวางแผนอย่างถูกต้อง จะทำให้งานที่ใช้ระยะเวลายาวนานผ่านไปด้วยดี และ ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย
เตรียมการ จัดเบรคประชุม ต้องทำยังไง
ต้องจัดเตรียมรายละเอียดต่างของการประชุมให้ครบถ้วน โดยรายละเอียดที่ควรมีและเตรียมคือ
- งบประมาณต้องชัดเจน การเตรียมเงินให้ชัดเจนว่ามีจำนวนเท่าไหร่นั้น จะทำให้การเตรียมเรื่องที่เกี่ยวข้องทั้งหมดง่ายขึ้น
- จำนวนผู้เข้ารวมประชุม รู้จำนวนที่แน่นอนจะทำให้รู้ยอดของขนมหรือชุดเบรคที่แน่นอนได้
- รายละเอียดผู้เข้าประชุม เป็นผู้ชายเท่าไหร่ ผู้หญิงเท่าไหร่
- รายละเอียดของผู้เข้าประชุม เช่น เป็นมังสวิรัติกี่คน มุสลิมกี่คน มีบางคนมีการแพ้อาหารบางชนิดหรือเปล่า
- ช่วงเวลาประชุมที่แน่นอนยาวนานเท่าไหร่
เหล่านี้เป็นรายละเอียดที่ควรรู้และเตรียมให้พร้อม การมีรายละเอียดที่ครบถ้วน ทำให้การเลือกเมนูขนมเบรคสำหรับ จัดเบรคประชุม ง่ายและมีโอกาสสำเร็จผ่านไปได้อย่างมาก ทั้งหมดคือการลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด
เป้าหมายของการจัดเบรคประชุม
- กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุม สดชื่น มีสมาธิตลอดการประชุม เพื่อเพิ่มแง่มุมของการประชุมให้ทุกคนมีส่วนร่วม
- เพื่อสร้างความสดชื่นประทับใจ ไม่เบื่อหน่ายการประชุมที่ยาวนาน
- กระตุ้นให้เกิดความคิดที่แตกต่าง ในหลายๆแง่มุม
ขั้นตอนการจัดเบรคประชุมให้เรียบร้อยประทับใจ
จัดเวลาพักเบรก
การจัดเวลาให้มีการพักในระหว่างการประชุม หรือช่วงพักเบรก โดยปรกติแล้วการประชุมที่ยาวนานจะมีการหยุดให้ผู้เข้าประชุมได้พักทำธุระส่วนตัว หรือ ลดความเหนื่อยล้า แต่ก็มักจะเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ประมาณ10-15นาที การหยุดพักนี้ถ้าเลือกช่วงเวลาที่ดี จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสดชื่นได้ตลอดการประชุม
ขนมเบรค ในช่วงเวลาสั้นๆนี้ควรเป็นขนมที่ชิ้นไม่ใหญ่มาก กินง่าย ไม่เลอะเทอะ ที่สำคัญอีกอย่างควรเป็นขนมที่กินได้ทุกคน
การจัดเตรียมเมนูต่างๆนั้นมีความสำคัญ
เป้าหมายของการพักเบรค คือให้ผู้เข้าร่วมประชุมผ่อนคลาย และเติมพลัง เติมแรงให้กลับเข้าประชุมได้อย่างราบรื่น ขนมหรืออาหารชิ้นเล็ก ที่ให้พลังงานเข่น ขนมปัง พายกรอบ ผลไม้รสหวานขิ้นเล็กๆ บวกกับเครื่องดื่มเช่น ชา กาแฟ ที่มีการกระตุ้นให้ไม่เกิดอาการง่วนอนก็เป็นสิ่งสำคัญ
- ขนมปังชนิดต่างๆ
- แซนวิช หลายๆรูปแบบ
- ผลไม้ชิ้นเล็กๆ
- ขนมเค้กที่กินง่ายๆ บราวนี่ ทาร์ตไข่
เหล่านี้เป็นเมนูที่กินง่ายๆ ขิ้นไม่ใหญ่ เหมาะกับช่วงเวลาสั้นๆของการพักเบรค
เตรียมพื้นที่นั่งพักผ่อน
การนั่งประชุมนานๆนั้น จะทำให้เกิดอาการเมื่อยล้าแน่นอน เมื่อถึงช่วงพักการประชุม พื้นที่สำหรับผ่อนคลาย เก้าอี้นั่งสบายๆสำหรับการกินขนมเบรค มีเพลงฟังตามชอบ อาจรวมถึงจัดเตรียมพื้นที่สำหรับการสูบบุหรี่ไว้สำหรับผู้ที่สูบบุหรี่
ในส่วนที่นั่งพักผ่อน ถ้ามีเครื่องเล่นและสันทนาการง่ายๆ จะช่วยให้เกิดความผ่อนคลายมากยิ่งขึ้น
บริหารเวลาพักเบรคของผู้เข้าประชุม
เมื่อมีเวลาพักก็ต้องมีเวลาหยุดพัก การจัดเวลาที่ชัดเจนแน่นอน ทำให้การจัดเบรคประชุมไม่เกิดปัญหา ควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้เวลาที่ชัดเจนตั้งแต่แรกของเวลาพัก การควบคุมส่วนนี้ได้จะทำให้ช่วงเวลาของการประชุมไม่ยืดเยื้อยาวนานออกไปเกินสมควร
สรุป
การประชุมจะผ่านไปด้วยดีนั้น ขึ้นอยู่กับการบริหารการจัดเบรคประชุมให้ได้ตามแผนที่วางไว้ ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย ผู้เข้าร่วมประชุมประทับใจ ในส่วนต่าง เมนูขนมเบรคอร่อย เครื่องดื่มต่างรสชาติดี จัดเตรียมสถานที่ได้ดี สิ่งต่างๆจะช่วยให้การประชุมสำเร็จลุล่วง
ร้านรับจัดขนมเบรคแนะนำ